Archivos PDF: su historia, tipos y beneficios

Diariamente se maneja mucha información en el mundo, y gran parte de ella pasa por un formato que todos hemos usado en nuestras vidas, el PDF (Portable document file, formato de documento portátil).

Sea para fines académicos, laborales o personales, estos archivos no faltan en nuestros dispositivos. Conozcamos su origen, sus distintos usos, y algunas de las herramientas más populares para gestionarlos.

Viajemos a los noventas

A finales del siglo XX, Estados Unidos no pasaba por una buena situación ecológica. Diariamente, el país consumía aproximadamente 2 toneladas de papel por segundo. Una gran parte del papel se usaba para imprimir documentos dentro de las empresas, la mayoría de ellos siendo para folios cuyo destino final era terminar guardados en una oficina, muchas veces sin ser consultados otra vez.

Junto al enorme consumo de papel, otro problema era el envío de los archivos, ya que existían dos formas principales para la época:

1. Correo postal: En esa década, era una de las formas más usadas para enviar documentos, pero era muy sensible a retrasos por situaciones externas. Además, los tiempos de entrega podían extenderse mucho, complicando la comunicación rápida.
2. Fax: Esta era la tecnología más actualizada, pero para entonces no estaba tan optimizada para enviar y recibir grandes cantidades de información.

Adobe marca un antes y después

Poco antes de los noventas, en 1982, se fundaba Adobe Systems Incorporated (hoy en día Adobe), una empresa de software establecida en Estados Unidos que resultó de la alianza entre los informáticos John Warnock y Charles Geschke, ambos empleados de Xerox, una de las principales empresas de fotocopiadoras y documentos de oficina en el mundo.

Nueve años después, en 1991, Warnock publicaría un documento con el nombre de "The Camelot Project" (El proyecto Camelot). En él, Warnock proponía resolver un problema importante en el mundo empresarial: la falta de un estándar común en el envío y recepción de documentos en diferentes configuraciones, interfaces y dispositivos.

Estos documentos deberían poder verse en cualquier interfaz y deberían poder imprimirse en cualquier impresora moderna. Si este problema puede ser resuelto, entonces cambiará la forma fundamental en que la gente trabaja.

En esta publicación, Warnock proponía que la solución para este problema era PostScript, un lenguaje descriptivo de páginas que Adobe estaba desarrollando desde 1982. Sin embargo, Warnock reconoció otro problema, y era que las máquinas de la época no eran lo suficientemente potentes para esta tecnología.

En esta situación, Warnock propuso un nuevo enfoque: el IPS (Interchange Postcript), un subconjunto de PostScript diseñado para el intercambio eficiente de documentos. Este formato mantenía la compatibilidad con las impresoras PostScript existentes.

Dos años después, el 15 de junio de 1993, Adobe haría público el formato PDF por primera vez junto a la primera versión de Adobe Acrobat, su aplicación nativa para este tipo de archivos. Comprando la licencia del programa, los usuarios podían modificar y crear estos archivos, que en ese entonces permitían texto, imágenes, marcadores e hipervínculos.

Ahora sí, ¿qué son los PDF?

Ya sabiendo su origen, ya podemos entender mejor el formato. Los PDF son un formato de archivo para presentar documentos en varios tipos de sistema operativo, software y hardware. Ellos funcionan independientemente de la plataforma, y pueden incluir texto, imágenes, audio, hipervínculos y otros formatos de contenido.

Si bien Adobe fue la empresa en crear el formato, el 1ro de julio de 2008 se lanzó como un estándar abierto publicado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) con el nombre ISO 32000 - 1.

Gracias a permitir la compatibilidad de información en varios tipos de dispositivos y sistemas operativos, el PDF tiene varios casos de uso hoy en día, como:

• Publicaciones académicas
• Manuales y guías
• Revistas digitales o e-books
• Presentaciones
• Impresiones profesionales
• Folletos y catálogos

Tipos de PDF

Del formato PDF nacen variaciones, donde cada una tiene funciones diferentes y son utilizadas según las necesidades de las empresas y/o usuarios. Entre las más populares tenemos:

• PDF/A: Ofrece una reproducción precisa de los documentos y garantiza su preservación en el largo plazo.
• PDF/E: Admite contenido multimedia interactivo y animaciones 3D. Es un subconjunto muy usado en el sector de la construcción.
• PDF/X: Garantiza la impresión precisa de los documentos con variables como fuentes, perfiles o imágenes de color, etcétera. Es un formato popular en el sector creativo.
• PDF/VT: Mantiene los perfiles de color, transparencia y capas de los documentos.
• PDF/UA: Variable creada para ser legible por las personas con discapacitaciones visuales.

5 ventajas de los archivos PDF

El PDF es uno de los formatos más usados por empresas y usuarios hoy en día. Con las ventajas que mencionaremos a continuación, entenderemos mejor por qué es tan popular entre unos y otros.

1. Seguridad

Una de las principales ventajas de los PDF es que son archivos de solo lectura, por lo que es un formato seguro para compartir documentos delicados como manuales, certificados, formularios, y otros.

También puedes incluir una contraseña en estos archivos para hacerlos aun más seguros.

2. Formato comprimido

Los PDF se caracterizan por estar muy bien comprimidos, por lo que no ocuparán mucho espacio en tu dispositivo. Además, la compresión no comprometerá la calidad de la imagen o el texto.

3. Adaptables a varios sistemas

Estos archivos pueden consultarse sin problemas en la gran mayoría de dispositivos que acepten un lector PDF. Incluso, si no es el caso, se pueden abrir de forma online en aplicaciones como Google Drive, siendo una manera muy práctica de compartir documentos entre diferentes plataformas.

4. Admite varios tipos de contenido

Un archivo PDF no solo es útil para compartir texto, sino también imágenes, hipervínculos, audio y otro tipo de información, y gracias a su integridad gráfica, todo se podrá ver de manera ordenada y coherente en cualquier lugar.

5. Integridad gráfica

A diferencia de formatos como Word o PowerPoint, los archivos en PDF mantendrán su apariencia en todo lector o dispositivo donde se usen, lo que evitará posibles confusiones y malentendidos.

Herramientas para la gestión de PDF

Ya mencionamos a Adobe Acrobat como la app nativa de Adobe para gestionar PDF, pero existen otras aplicaciones de terceros que nos ayudan con la creación, conversión y edición de estos. Te comentamos algunas que puedes usar desde tu dispositivo o en línea.

Aplicaciones de escritorio

PDFelement

Es una de las alternativas de Adobe Acrobat más conocidas en Internet. Tiene una suscripción de por vida y que puedes comprar con un pago único.

Si bien la versión gratuita incluye funciones atractivas, las características avanzadas solo están disponible en la versión paga.

Nitro Pro

Es una solución interesante para las personas que necesiten una app de alto rendimiento. Nitro Pro permite editar, convertir y crear archivos PDF, y ofrece funciones de colaboración y firma electrónica.

Eso sí, no es un programa ligero, ya que los archivos de instalación tienen un peso aproximado de 4GB.

Foxit PDF

Foxit PDF es un buen programa para usar PDF si quieres una opción ligera. Además de su versión de escritorio, también puedes usarlo desde el navegador.

Tiene funciones básicas de edición y resaltado de notas, y permite también convertir archivos al formato PDF y viceversa. ¿Un contra? La interfaz no es fácil de navegar, así que puede generar alguna que otra confusión.

Aplicaciones online

Smallpdf

Smallpdf es una suite online para gestionar tus PDF a través de un paquete completo de servicios. Permite convertir, editar, firmar y crear archivos PDF con unos pocos clics. Tiene una versión gratuita y planes de pago.

En general, tiene una interfaz bastante amigable y fácil de usar para usuarios expertos y no tan expertos.

HiPDF

HiPDF es otro paquete con varias herramientas para gestionar PDF. Puedes editar, comprimir, convertir y firmar estos archivos sin necesidad de instalación.

Te recomendamos usar este servicio con una conexión de Internet estable, especialmente si vas a editar archivos pesados.

iLovePDF

Así como Smallpdf, iLovePDF ofrece una suite online muy completa de gestión de archivos PDF. Podrás unir, dividir, comprimir y convertir archivos PDF a diferentes formatos como Word, Excel, PowerPoint, y más.

El formato PDF es un hito crucial en la historia de la documentación a nivel mundial, siendo un antes y un después al impulsar la digitalización de documentos para agilizar y facilitar su consulta y transferencia.

Hoy en día, este formato facilita el acceso sin complicaciones al contenido desde cualquier dispositivo tecnológico, ofreciéndonos una manera práctica de consultar documento que podemos adaptar fácilmente a nuestro ritmo de vida y hábitos de lectura.